Bugün sizlerle iş hayatında karşılaştığımız önemli bir konu olan proje değerlendirme ve önceliklendirme süreçlerine yakından bakacağız. Özellikle şirketlerimizin dijital dönüşüm yolculuğunda, doğru projeleri seçmek ve onlara öncelik vermek başarının anahtarıdır.

Peki,

bu projeleri nasıl değerlendireceğiz ve hangi kriterlere göre önceliklendireceğiz?

Gelin, adım adım bu süreci birlikte inceleyelim.

Ama En oncesinde tum bolumlerin istek ve beklendilerini bir havuzda toplamak cok onemlidir.

Sonra her bir maddeyi asagidaki metdolojiye gore degerlendirmek, yuzlerce is arasindan hengi ise oncelik vermemizi bize net olarak gosterecektir

1. Adım: Karar Kriterlerini Belirleme ve Ağırlıklandırma

Bir projeyi değerlendirirken, tıpkı bir sınavı değerlendirirken farklı soruların farklı puan değerlerine sahip olması gibi, farklı kriterlerin de şirketimiz için farklı önem dereceleri olabilir. İşte bu nedenle, öncelikle hangi kriterlerin bizim için önemli olduğunu belirlemeli ve bu kriterlere birer “ağırlık” vermeliyiz. Ağırlık vermek demek, o kriterin kararımız üzerindeki etkisini belirlemek demektir.

Örneğin, düşünelim ki bir pasta yapıyoruz. Pastanın lezzetli olması için en önemli kriterler nelerdir? Belki de lezzeti %50, görünümü %30 ve yapım kolaylığı %20 ağırlığa sahip olabilir. İşte proje değerlendirmede de benzer bir mantıkla hareket ediyoruz. Şirketimizin önceliklerine göre kriterlerimizi ve ağırlıklarını belirliyoruz.

Metnimizde belirtilen bazı önemli kriterler ve örnek ağırlıklandırmalar şunlar olabilir:

• Şirket İçin Önemi: Bu kriter, projenin şirketimizin genel hedeflerine ne kadar katkı sağladığını ölçer. Şirketimizin karını artırmak, maliyetleri düşürmek veya yeni pazarlara girmek gibi stratejik hedefleri varsa, bu hedeflere doğrudan hizmet eden projeler daha yüksek ağırlık alabilir. Örneğin, şirket olarak “pazar payımızı %20 artırmak” gibi bir hedefimiz varsa, bu hedefe çok katkı sağlayacak bir proje bu kriterden yüksek puan alacaktır. (Örnek Ağırlık: %30 – %40)

• Bölüm İçin Önemi: Proje, sadece şirketin genelini değil, aynı zamanda ilgili bölümün (üretim, satış, lojistik vb.) işleyişini de iyileştirmelidir. Üretim bölümü için verimliliği artıracak bir proje, satış bölümü için müşteri memnuniyetini artıracak bir proje veya lojistik bölümü için teslimat süreçlerini hızlandıracak bir proje bu kriterde yüksek puan alabilir. Diyelim ki, üretim bölümümüzdeki makinelerin sık sık arızalanması büyük bir sorun. Bu durumda, üretim bölümünün operasyonlarını doğrudan iyileştirecek bir proje bu kriterden yüksek not alacaktır. (Örnek Ağırlık: %20 – %30)

• Yapılabilirlik Süresi: Bir projenin ne kadar sürede tamamlanabileceği ve değer yaratmaya başlayacağı da çok önemlidir. Elimizdeki kaynaklarla (personel, para, teknoloji) projeyi ne kadar sürede hayata geçirebiliriz? Kısa sürede sonuç verecek, hızlıca değer yaratacak projeler genellikle daha öncelikli olabilir. Örneğin, iki proje düşünelim: Proje A 3 ayda tamamlanıp hemen fayda sağlamaya başlayacak, Proje B ise 1 yıl sürecek. Şirketimizin acil ihtiyaçları varsa, Proje A daha öncelikli olabilir. (Örnek Ağırlık: %20 – %30)

• Maliyet: Projenin bize ne kadar maliyeti olacağı da dikkate almamız gereken önemli bir faktördür. Yazılım, donanım, eğitim gibi maliyetler projenin toplam bütçesini etkiler. Daha düşük maliyetli projeler, özellikle bütçe kısıtlamalarımız varsa, daha cazip olabilir. Ancak unutmayalım ki, sadece maliyete odaklanmak yerine, maliyetin getireceği fayda ile orantılı olup olmadığını da değerlendirmeliyiz. (Örnek Ağırlık: %10 – %20)

2. Adım: Projeleri Değerlendirme ve Puanlama

Proje önceliklendirme metodolojisinin bu kritik aşamasında, bir önceki adımda tanımlanan karar kriterleri ve bunlara atfedilen ağırlıklar rehberliğinde, her bir dijital dönüşüm projesi sistematik bir değerlendirmeye tabi tutulmaktadır. Bu değerlendirme sürecinin temel amacı, projelerin belirlenen kriterlere ne ölçüde uyum sağladığını nicel olarak ifade etmek ve projeler arasında objektif bir karşılaştırma zemini oluşturmaktır. Puanlama, projelerin göreceli değerini ve önceliklendirme açısından önemini sayısal bir ölçekte ifade ederek, karar alma süreçlerini daha rasyonel ve veri odaklı hale getirmeyi hedeflemektedir.

Değerlendirme ve puanlama süreci, önceden belirlenmiş puan skalası (örneğin, 1’den 5’e ölçeği) kullanılarak gerçekleştirilir. Bu ölçek, projelerin her bir kriterdeki performansını ve niteliğini daha detaylı bir şekilde ifade etme imkanı sunar. Skalanın alt ucunu temsil eden 1 puan, projenin ilgili kriter açısından “Çok Düşük” düzeyde bir performans sergilediğini veya kriterle neredeyse hiç örtüşmediğini gösterirken, skalanın üst ucunu temsil eden 5 puan ise projenin ilgili kriter açısından “Çok Yüksek” düzeyde bir performans gösterdiğini veya kriterle mükemmel bir uyum içerisinde olduğunu ifade eder. Ara değerler ise projenin performansının veya uyumunun farklı seviyelerini temsil ederek, daha nüanslı bir değerlendirme yapılmasına olanak tanır.

Puanlama sürecinde, değerlendiricilerin olabildiğince nesnel ve tutarlı bir yaklaşım sergilemesi büyük önem taşımaktadır. Her bir proje, belirlenen tüm kriterler açısından ayrı ayrı ve aynı değerlendirme standartları çerçevesinde incelenmeli ve puanlanmalıdır. Değerlendirme sürecinde, projelerin potansiyel faydaları, riskleri, uygulanabilirlikleri ve maliyetleri gibi çeşitli boyutları dikkate alınmalı ve bu boyutlar, ilgili karar kriterleri çerçevesinde sistematik bir şekilde analiz edilmelidir. Bu aşamada, ilgili departmanlardan ve uzmanlık alanlarından temsilcilerin katılımı, değerlendirme sürecinin çok yönlülüğünü ve doğruluğunu artırabilir. Farklı bakış açılarının ve uzmanlıkların bir araya getirilmesi, projelerin daha kapsamlı bir şekilde analiz edilmesine ve daha isabetli puanlar verilmesine katkı sağlayacaktır.

Sonuç olarak, projelerin kriter bazlı değerlendirilmesi ve puanlama aşaması, dijital dönüşüm projelerinin önceliklendirme sürecinde kritik bir rol oynamaktadır. Bu aşama, projelerin sayısal olarak ifade edilmesini, karşılaştırılabilir hale getirilmesini ve önceliklendirme kararlarının daha sağlam bir zemine oturtulmasını sağlamaktadır. Verilen puanlar, sadece sayısal değerler olmanın ötesinde, projelerin güçlü ve zayıf yönlerini, potansiyel fırsatlarını ve tehditlerini daha net bir şekilde ortaya koyarak, stratejik karar alma süreçlerine değerli bir girdi sunmaktadir

Ozetle

Kriterlerimizi ve ağırlıklarımızı belirledikten sonra, sıra projeleri bu kriterlere göre değerlendirmeye gelir. Her bir proje için, belirlediğimiz kriterlere göre bir puan veriyoruz. Genellikle 1’den 5’e kadar bir skala kullanırız. Burada 1 “Çok Düşük” anlamına gelirken, 5 “Çok Yüksek” anlamına gelir.

Örneğin, “Akıllı Bakım ve Arıza Tahmini Sistemi” projesini ele alalım. Bu projeyi yukarıdaki kriterlere göre puanlayalım:

• Şirket İçin Önemi: Üretim duruşlarını azaltarak verimliliği artıracağı ve bakım maliyetlerini düşüreceği için şirket için çok önemli olduğunu düşünüyoruz. Bu nedenle puanımız: 5 (Çok Yüksek)

• Bölüm İçin Önemi (Üretim): Üretim bölümünün makinelerinin sorunsuz çalışmasını sağlayacağı için üretim bölümü için de çok önemli. Puanımız: 5 (Çok Yüksek)

• Yapılabilirlik Süresi: Veri toplama, analiz ve sistem entegrasyonu gerektirdiği için orta düzeyde karmaşık bir proje olduğunu düşünüyoruz. Puanımız: 3 (Orta)

• Maliyet: Sensörler, yazılım platformu ve uzmanlık gerektirebileceği için maliyeti orta düzeyde olabilir. Puanımız: 3 (Orta)

Aynı şekilde, diğer projeleri de bu kriterlere göre değerlendirip puanlayabiliriz. Metnimizde verilen diğer proje örneklerine ve puanlamalarına göz atabilirsiniz.

3. Adım: Önceliklendirme Matrisi ve Karar

Değerlendirme ve puanlama aşamasının ardından, projelerin önceliklendirilmesi sürecinde kritik bir adım olan “Önceliklendirme Matrisi” oluşturulur. Bu matris, önceki aşamalarda elde edilen verileri sistematik bir şekilde bir araya getirerek, projelerin göreceli önceliklerini görselleştirmeye ve karar verme süreçlerini desteklemeye hizmet eder. Önceliklendirme matrisi, projelerin belirlenen kriterlere göre aldıkları puanları ve bu kriterlerin ağırlıklarını birleştirerek, her bir proje için tek bir “toplam puan” hesaplamayı ve projeleri bu toplam puanlara göre sıralamayı mümkün kılar. Bu sayede, karmaşık ve çok boyutlu proje değerlendirme süreçleri daha anlaşılır ve yönetilebilir hale gelir.

Önceliklendirme matrisinin temel yapısı genellikle satırlarda projeleri, sütunlarda ise karar kriterlerini ve ilgili ağırlıklarını içerecek şekilde düzenlenir. Matrisin hücrelerine, her bir projenin ilgili kriterden aldığı puan değeri girilir. Ardından, her bir proje için “ağırlıklı puanlar” hesaplanır. Ağırlıklı puan, projenin bir kriterden aldığı puanın, o kriterin ağırlık değeri ile çarpılmasıyla elde edilir. Örneğin, “Şirket İçin Önemi” kriterinin ağırlığı %35 ise ve bir proje bu kriterden 4 puan almışsa, bu kriter için ağırlıklı puan 4 * 0.35 = 1.40 olarak hesaplanır. Bu işlem, her proje ve her kriter için tekrarlanır.

Ağırlıklı puanların hesaplanmasının ardından, her proje için tüm kriterlerden elde edilen ağırlıklı puanlar toplanarak “toplam puan” bulunur. Toplam puan, ilgili projenin genel öncelik düzeyini sayısal olarak ifade eder. Projeler, hesaplanan toplam puanlara göre yüksekten düşüğe doğru sıralanır. En yüksek toplam puana sahip proje, önceliklendirme sürecinde en üst sırayı alır ve genellikle ilk olarak hayata geçirilmesi önerilen proje olarak değerlendirilir. Düşük toplam puanlara sahip projeler ise daha alt sıralarda yer alır ve daha sonraki aşamalarda veya kaynakların uygun olması durumunda değerlendirilmesi düşünülebilir.

Ancak, önceliklendirme matrisinin sunduğu toplam puanlar, karar verme sürecinde tek başına belirleyici faktör olarak algılanmamalıdır. Toplam puanlar, projelerin göreceli önceliklerini gösteren önemli bir girdi olmakla birlikte, nihai karar verilirken diğer faktörler de dikkate alınmalıdır. Örneğin, bazı projeler düşük toplam puana sahip olsa bile, stratejik öncelikler, acil ihtiyaçlar, yasal düzenlemeler veya beklenmedik fırsatlar gibi faktörler nedeniyle önceliklendirilebilir. Ayrıca, projenin uygulanabilirliği, risk düzeyi, paydaşların beklentileri ve mevcut kaynak kapasitesi gibi unsurlar da karar verme sürecinde önemli rol oynar.

Bu nedenle, önceliklendirme matrisi sonuçları, liderler ve karar vericiler tarafından dikkatli bir şekilde değerlendirilmelidir. Matris sonuçları, projeler arasındaki göreceli öncelikleri anlamak ve tartışmak için bir başlangıç noktası olarak kullanılabilir. Karar verme sürecinde, matris sonuçları ile birlikte uzman görüşleri, sektörel trendler, şirket stratejileri ve diğer ilgili faktörler de göz önünde bulundurularak, en uygun proje portföyü ve uygulama sırası belirlenmelidir. Önceliklendirme matrisi, karar verme sürecini yapılandırır, objektifleştirir ve veri odaklı hale getirirken, nihai kararın insan muhakemesi ve stratejik vizyon ile desteklenmesi gerektiği unutulmamalıdır.

Ozetle

Puanlama aşamasından sonra, her bir proje için toplam puanı hesaplamak için bir “önceliklendirme matrisi” oluştururuz. Bu matriste, her kriterin puanını, o kriterin ağırlığıyla çarparız ve bu çarpımların toplamını alarak projenin toplam puanını buluruz.

Örneğin, “Akıllı Bakım ve Arıza Tahmini Sistemi” projesinin toplam puanını hesaplayalım (metindeki ağırlıkları kullanarak):

• Şirket İçin Önemi (Ağırlık: %35): 5 (Puan) * 0.35 = 1.75

• Bölüm İçin Önemi (Ağırlık: %25): 5 (Puan) * 0.25 = 1.25

• Yapılabilirlik Süresi (Ağırlık: %25): 3 (Puan) * 0.25 = 0.75

• Maliyet (Ağırlık: %15): 3 (Puan) * 0.15 = 0.45

• Toplam Puan: 1.75 + 1.25 + 0.75 + 0.45 = 4.20

Bu şekilde tüm projelerin toplam puanlarını hesapladıktan sonra, puanı en yüksek olan projeler öncelikli projelerimiz olarak belirlenir. Metindeki örnekte, “Gerçek Zamanlı Üretim Takip Sistemi” en yüksek puanı almış ve öncelikli proje olarak belirlenmiştir.

4. Adım: Liderin ve Komite Üyelerinin Rolleri

Bu süreçte liderin ve komite üyelerinin önemli rolleri vardır:

• Lider: Lider, şirketin stratejik hedeflerini göz önünde bulundurarak karar kriterlerinin ağırlıklarını belirler. Dijital dönüşüm vizyonunu netleştirir ve önceliklendirilen projeleri onaylar. Ayrıca, öncelikli projelere kaynak (bütçe, personel vb.) tahsis edilmesini sağlar. Lider, adeta orkestra şefi gibi, tüm süreci yönlendirir ve kararları onaylar.

• Komite Üyeleri (Farklı Bölümlerden Temsilciler): Komite üyeleri, farklı bölümleri temsil ederek her projeyi kendi bölümlerinin bakış açısıyla değerlendirir ve puanlama sürecine katkıda bulunurlar. Projelerin potansiyel faydalarını ve risklerini tartışarak ortak bir önceliklendirme kararına ulaşılmasına yardımcı olurlar. Önceliklendirilen projelerin uygulanması ve takibinde de aktif rol alırlar. Komite üyeleri, farklı enstrümanları çalan müzisyenler gibi, farklı bakış açılarıyla sürece zenginlik katarlar.

Unutmamamız Gereken Önemli Noktalar:

• Esneklik: Bu değerlendirme çerçevesi sabit değildir. Şirketin koşulları, hedefleri veya stratejileri değiştikçe ağırlıklar ve hatta karar kriterleri güncellenebilir. Tıpkı bir elbisenin zamanla dar gelmesi veya bol gelmesi gibi, bu çerçeve de zamanla ihtiyaçlara göre ayarlanmalıdır.

• Tekrarlama (Iterasyon): Önceliklendirme sürekli bir süreçtir. Başlangıçta öncelikli olmayan bir proje, zamanla değişen koşullar nedeniyle daha öncelikli hale gelebilir. Hayatta olduğu gibi, iş dünyasında da koşullar sürekli değişir ve önceliklerimiz de buna göre güncellenmelidir.

• Şeffaflık: Önceliklendirme süreci tüm ilgili kişiler için açık ve anlaşılır olmalıdır. Kararların nasıl alındığı ve hangi kriterlerin etkili olduğu herkesle paylaşılmalıdır. Şeffaflık, güveni artırır ve herkesin sürece katılımını teşvik eder.

Umarım bu daha basit anlatım ve örnekler, dijital dönüşüm projelerinizi değerlendirme ve önceliklendirme sürecinde size daha somut bir yol haritası sunmuştur.

Unutmayın, bu sadece bir başlangıç noktasıdır ve kendi özel ihtiyaçlarınıza göre bu çerçeveyi uyarlayabilirsiniz.

Son Bir not olarak, bu puanlama ve onceliklendirmeyi bir kere yapip sabitlemeyin, mutlaka 3 ayda 1 gozden gecirmenizi tavsiye ederim