Dijital dönüşüm için işe nereden başlamalıyız sorusunun cevabı aslında iş proseslerinde dijitalleşmenin nasıl ölçülmesi gerektiği ile alakalıdır. bunun için aslında basit bir indis kullanıyorum.

Örnek olarak bu listede her adıma 0 ile 5 arasında bir puan verelim.

0. Başlangıç

Süreçler Hiç Tanımlı değil

1. Tanımlı

Süreçler Tanımlı ama Tüm süreçler Manuel Takip Ediliyor

2. Organize

Bazı Süreçlerde Teknoloji Kullanımı başlamış ve süreçler kısmi olarak iyi işliyor

3. Entegre

Tüm Süreçlerde Teknoloji kullanımı ve entegrasyonlar tamamlanmış durumdadır. Basit dijital yetenekler yapılmaya çalışılmaktadır (ChatBot, Robot vb. teknolojileri)

4. Optimize

Dijital Olanaklar iyi kullanılmaktadır. Müşteri Odaklı ve İş Geliştirmeye yönelik bakış açısı vardır. Tüm Süreçlerde işin basitleştirilmesi ve optimize edilmesi devam etmektedir.

5. Dijital

Bütün işler tamamlanmış ve işler tam bütünleşmiş bir şekilde sade, yalın ve anlaşılır bir şekilde, müdahale olmadan işlemektedir, aynı zamanda proje geliştirmeleri de bir metodoloji ile                    yapılmaktadır. Dolayısı ile işler hatasız işlemektedir.

Tüm süreçlerinizi ifade ederken, her bölümdeki sürçlerden bahsediyorum aslında,

Örnek vermek gerekirse;

Muhasebede deki fatura giriş süreci, çek giriş süreci, banka hareketleri giriş süreci vb.

Kalite bölümündeki cihazların kalibrasyon süreci, Mal giriş kalite kontrol süreci,

Genel Kullanımda izin süreci, seyahat talebi, sözleşmelerin gözden geçirilmesi ve onaylanması süreci

Gibi aslında şirket içinde yüzlerce süreç bulunmaktadır. Önce bu süreçlerin bölüm bazında incelenmesi, bence en kolay yöntem. Bu süreçlerin öncelikle bir listesini çıkarmalısınız, sonrasında yukarıdaki puana göre her bir süreci puanlamanızı öneririm.

Sonra her bir sürecin hangi bölüm ile ilgili olduğunu da yazarsanız, aslında bölüm içindeki süreçlerin aldıkları puanların ortalaması her bölümünün aldığı dijital olgunluk puanını gösterecektir.

Tabii, bunun kolay bir süreç olmadığını biliyorum ama bunun yapılması gereken bir süreç olduğunu düşünüyorum. Eğer bu işleri kendinizin yapmasında herhangi bir zorluk ya da bir zamansızlık varsa bunu yapan birçok dijital olgunluk ölçen firmalar var bunlarla çalışabilirsiniz, hatta bu firmalar ek olarak, sizin sektörümüzdeki diğer firmalar ile karşılaştırıp dijital olgunluk puanlarında, sizin puanınızın ne olduğunu ve onların da puanlarının ne olduğunu da gösteriyorlar

Ama ben burada dijital olgunluğun ölçülmesinden daha çok süreçlerin ve iş akışlarının üzerine gidilerek detaylandırılmasını daha çok önemsiyorum. Evet sürece puan veriyoruz ama bunun yanında da sürecin iyileştirme noktalarının çıkarılması daha da önemlidir. Şöyle ki bir süreci incelerken bir sürece örneğin 2 puan verdiniz, süreci 3 puana çıkarmak için ne yapmanız gerektiğini yazmanız ( Hangi Süreçler otomatikleşir ise işlerimiz hızlanır gibi ) ve bunun karşılığında da şirketin ile bölümün bundan ne yarar sağlayacağını da belirtmeniz önemlidir.

Her süreçi, verilen puanın bir üst puanına çıkarmak için, karşılığında ne yapmak gerektiğini yazarak oluşturulan bir liste oluşturmalısınız.

Oluşan listedeki her sürecin yanına

• Bölüm için önemini ( 1 ile 5 arasında bir puan düşünün 5 en yüksek olsun)
• Şirket için önemini ( 1 ile 5 arasında bir puan düşünün 5 en yüksek olsun)
• Şürecin Yapılabilirlik Süresi ( Kısa 1 Ay, Orta 1-4 Ay, Uzun 4-12 Ay )
• Süreç Proje maliyeti olacaksa, proje maliyeti

Kolonları da eklenirse aslında projelerinizin olduğu ve önceliklerinin olduğu bir matris elde etmiş olursunuz.

Biz Bu Listeden Yola Çıkarak Projelerimizi oluşturacağız.  Sonraki adım ise hangi projenin önce yada sonra yapılacağı adımıdır. Buna bir başka yazımda değinmek istyorum ama yine de kısaca açıklamak isterim.

Ben böyle bir listeden yola çıkarak, 4 ayrı kutucuk oluşturuyorum.

Bu kutucuklar;

• Şirket için önemli ( 4-5 Verilen Süreçler ) ve Kısa Sürede Yapılacak İşler ise;

Hemen yapılması için iş planına alıyorum

• Şirket için önemli ( 4-5 Verilen Süreçler ) ve Orta, Uzun Sürede Yapılacak İşler ise;

Bunlar için bir proje planı oluşturuyorum.

• Şirket için daha az önemli ( 1-2-3 Verilen Süreçler ) ve Kısa Sürede Yapılacak işler ise;

Bu işleri, hemen yapılabilir işlerden sonra gündemime alıyorum.

• Şirket için daha az önemli ( 1-2-3 Verilen Süreçler ) ve Orta, Uzun Sürede Yapılacak İşler ise;

Bu süreçleri bir parça öteliyorum.

Dolayısıyla benim aslında hangi işleri önce hangi işleri sonra yapacağım la alakalı bir öncelik matrisi oluşmuş oluyor

Tabii burada bir soru çıkıyor karşımıza, yukarıdaki her gruplamada, grup içine aynı anda 50 tane iş olacak, hangisine öncelik vermem lazım ya da hangi süreçleri öne almak lazım, bunun için de hedef belirleme kısmı çok önemli, hedef belirlemede hedeflerin doğru konulmasını, örneklemek gerekir ise;

• Ben öncelikle stok sistemini düzelteceğim
• Müşteri ilişkileri yönetimini kusursuz hale getireceğiz.
• E-Ticaretle uğraşıyorsanız, Müşterilerin Fatura ile ilgili Kısmı sorunsuz çalışmalı.

Gibi bir takım hedefler koyabilirsiniz, işte bu hedeflere uygun olarak kolay ve kısa yapılması gereken işleri öne almanız, öncelikle bu süreçleri bitirmeniz çok daha aslında katma değerli bir hizmet sağlayacaktır.

Bunları yaptıktan sonra aslında hem dijitalleşmemizi ölçerken, hem de her bir puanın karşılığında ne yapacağımızı oluşturan bir liste çıkardıktan sonra, bir proje listesi haline getirmiş olacağız. Her şeyimiz aslında bu liste üzerinden takip edilmelidir. Bu işler bitince, dijitalleşme puanlarımız otomatik olarak bir ya da 2 puan artacaktır.

Tabii bunların hepsini yaparken, buradan çıkan işler olacak ve aslın da bölümlerin de burada sorumluluk alması gerekecektir. Her bu işin, her bir adımın, kimin yapacağı ile alakalı bir görev ya da task management programı kullanmanız, hem işleri, hem projeleri bu program altında takip etmeniz çok önemlidir. Aksi takdirde işler bitmeyen ve yıllarca devam eden işlere dönüyor ki bu istemediğimiz bir süreç buradaki en önemli işlerden bir tanesi de belki bir proje yönetimiyle alakalı başlangıçta bir proje yöneticisi ama sonrasında bir proje yönetim ofisi tarzında bir yapının mutlaka oluşturulması gerekmektedir.